Pour savoir comment faire une note de frais en 5 étapes, commencez par conserver un justificatif pour chaque dépense (date, nom du fournisseur, nature de la prestation et montant TTC), conseille L’Expert-Comptable.
1. Que garder comme preuve dès la dépense?
Chaque dépense professionnelle doit être accompagnée d’une facture ou d’un reçu remis au moment du paiement, avec au minimum la date, le nom du fournisseur, la nature de la prestation et le montant TTC, indique L’Expert-Comptable.
2. Comment remplir la note de frais correctement?
Renseignez la date, le motif, le fournisseur et le montant TTC pour chaque ligne de dépense et joignez le justificatif correspondant, recommande L’Expert-Comptable.
Si votre entreprise utilise un modèle ou un outil interne, adaptez ces mentions au formulaire demandé par le service financier, recommande la même source.
3. À qui la transmettre et quel suivi?
Transmettez la note de frais à votre responsable pour approbation, puis au service comptable qui vérifiera la conformité avant remboursement, décrit le guide de L’Expert-Comptable.
Le remboursement est ensuite généralement effectué via la paie ou par virement, selon la procédure interne de l’entreprise, ajoute la même source.
4. Que dit l’Urssaf sur l’exonération des remboursements?
L’Urssaf rappelle que les indemnités versées au titre du remboursement de frais professionnels sont en principe exclues de la base de calcul des cotisations sociales, sauf si elles dépassent les limites prévues, selon Urssaf.
Vérifier la politique de l’entreprise et les plafonds applicables limite le risque de redressement, précise le site de l’Urssaf.
5. Modèle simple de note de frais et bonnes pratiques
Un modèle basique comporte : date, nom du salarié, motif, liste des dépenses (avec montant TTC), total à rembourser et pièces jointes. L’Expert-Comptable propose ce schéma en cinq étapes pour éviter les refus.
Conservez les justificatifs originaux pendant la durée légale recommandée par votre service comptable afin d’être prêt en cas de contrôle, note la même source.
Que faire ensuite?
Vérifiez la procédure interne de remboursement et le format de la note demandé avant chaque déplacement. Si vous débutez, demandez au service RH ou au comptable un modèle validé par l’entreprise, comme le suggèrent les guides consultés.
Pour d’autres documents administratifs liés aux flux financiers et facturation, comparez les options de gestion disponibles, par exemple un article interne sur facture proforma ou un comparatif de prestataires comme L-Expert-Comptable.com ou Qonto.
Sources
- L’Expert-Comptable — démarche détaillée en cinq étapes et checklist des justificatifs.
- Urssaf / Mon-entreprise — rappel sur l’exclusion des remboursements de la base de cotisations sous conditions.
Articles similaires
- L-Expert-Comptable.com ou Qonto, quelles différences ?
- L-Expert-Comptable.com ou Legalstart, lequel choisir
- Swapn ou Captain Contrat : quelles différences ?
- Facture proforma : quand et comment l’utiliser ?
- Lettre de relance pour facture impayée — modèle gratuit prêt à copier
Claire Ménard est une rédactrice spécialisée en formation et développement personnel. Elle aide les professionnels à atteindre leurs objectifs à travers des articles inspirants et informatifs.